Rekisteri-ilmoitus

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Mad Moose racing ry, Y-1010970-4

Osoite: Lohjanharjuntie 34, 05100 Röykkä

Puh: 040-7222652 (Birgit Vartiainen)

Sähköposti: mad.moose (at)elisanet.fi

 

Yhteyshenkilön sähköposti: birgit.vartiainen (at) elisanet.fi

 

Mad Moose racing ry, myöhempänä tekstissä lyhennetty MMR

 

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

 

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään MMR:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä MMR:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään MMR:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. MMR:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi/jäsentiedotteet.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) MMR:n lainsäädännölliseen (Yhdistyslaki) velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointi ja jäsentiedotteiden osalta suostumukseen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään MMR:n jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn postiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn syntymävuosi (MMR jäsenrekisteri)
• Rekisteröidyn syntymäaika pp.kk.vv (nuorisojäsenyyden seuranta)
• Rekisteröidyn Hetu (AKK:n KITI-jäsenrekisteriin, luottamushenkilöt)
• Rekisteröidyn www-osoite (mikäli haluaa linkin MMR:n www-sivustolle)
• Puheenjohtaja
• Varapuheenjohtaja
• Sihteeri
• Talouden/rahastonhoitaja
• Hallituksen jäsen
• Jäsenrekisterin hoitaja
• Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
• Rekisteröidyn jäsenlaji (Kunniajäsen / Varsinainen jäsen / Nuorisojäsen / Kunniakannatusjäsen / Kannatusjäsen)
• Rekisteröidyn jäsennumero (MMR) ja SportID (AKK)
• Jäseneksi liittymispäivä, todelliset jäsenvuodet
• Rekisteröidyn toimitsijatehtävä, kilpailu/tapahtuma (MMR-historiikkiin, Toimitsijalisenssihakemukseen sekä Vuoden palkittavien valintaan)
• Rekisteröidyn kilpailija-toiminta: laji, luokka, tehtävä (kuljettaja/apukuljettaja), kilpailun nimi ja ajankohta, kilpailun arvo (EM, PM, SM, CUP, kansallinen, seurojen välinen), sijoitus (MMR-historiikkiin, Toimitsijalisenssihakemukseen sekä Vuoden palkittavien valintaan)

 

 

Osallistujilta kerättävät tiedot:

• Nimi
• Ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua)

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot (varsinaiset jäsenet, nuorisojäsenet ja kunniajäsenet) on suojattu ja tallennettu Autourheilun kansallisen keskusliiton KITI järjestelmään johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen asioiden hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  Linkki: AKK:n tietosuojaseloste

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot (kaikki jäsenlajit, osallistujat) sekä toimitsija- ja kilpailuhistoria on suojattu ja tallennettu Excel -taulukoihin jäsenrekisterin hoitajan toimesta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille poislukien lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja AKK:n KITI-jäsenrekisteriin.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta muihin Euroopan unionin maihin tai Euroopan unionin ulkopuolisiin maihin

 

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on MMR:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Poikkeuksena jäsenen nimi yhdistettynä jäsennumeroon joka on pysyvä tieto.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

 

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa MMR:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esim. kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

– saada itselleen paperilla tai sähköisesti, kaikki hänestä kirjatut tiedot;

– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

– vaatia henkilötietojensa poistamista;

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on MMR:n oikeutettu etu;

– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot MMR:lle. MMR käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. MMR voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. MMR voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (MMR ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista

 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: birgit.vartiainen (at) elisanet.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Mad Moose racing ry

Lohjanharjuntie 34, 05100 Röykkä

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (29.10.2018)